機關公文，是各級機關行使職能的重要工具。擬制高質量的機關公文，不僅是一門大學問，也是一個大課題。如何寫出好公文？筆者認為，公文寫作有基本規律，具體來說就是要按照五個步驟，一步一步地做。
1.理思路。這個思路指的是大思路、總思路，就是要首先弄清這篇文章是干什么的，要解決什么問題，然后在這個基礎再考慮思路靠什么來支撐。比如寫工作匯報，首先，要考慮的是上級來干什么（是檢查某一項工作，還是調研某一個問題），匯報的主題要根據工作對象的需求來確定。其次，要考慮來的是誰，是領導干部還是機關干部，是第一次來還是經常來，他有什么習慣。如果是領導干部，匯報稿一定要有思想性和層次性，因為領導要看你對問題的理解程度，同時對你的能力水平是也是一個考察。如果是機關干部，是典型事例為主，以具體數據為主。機關干部聽匯報，主要是為寫東西準備素材，或者是為領導提供某種情況。總之，你呈送的對象關注什么、需要什么，你要圍繞他的主題來、下重筆。
2.集資料。就是要搜集寫作素材，為寫作提供良好的信息、資料、線索來源。寫文章同做其他文字工作一樣，也需要積累豐富的資料。資料從何而來？只要當有心人，處處有資料。那么要收集哪些資料？從寫作的需要來看，主要圍繞寫作的內容收集比較完整的事例，非常典型的事例、數字性的事例，對比性事例，概括性事例、群眾性事例。然后，把這些資料認真整理，分分類，排排隊，搞好整合，進行適當撥高。
收集資料的方法主要有三種：一是通過調查掌握素材。就是要結合工作實際搞好經常性的調查研究，通過問卷調查、抽樣調查、召開座談會等方法，從群眾的實際生活中求得新鮮的、有價值的材料。二是搞好讀書摘記。俗話說，好記性不如爛筆頭。要倡導不動筆墨不讀書的良好學習習慣。在閱讀文件、報刊雜志和有關書籍的過程中，感興趣數據事例、名言警句、寓言典故、精彩篇章和語句等盡可能摘記下來，作為以后寫材料的知識儲備。三是學會資料剪貼。就是要把報刊上發表的好文章及時剪貼下來，并注明報刊名稱和版面，以備引用或備找。只有大量搜集積累材料，寫作時才會左右逢源，也許會因一篇材料的觸發而靈感忽現，解除“書到用時方恨少”的困境。
積累資料貴在有恒，不需要大塊的專門時間，今天一點、明天一點，時間長了自然就豐富了。對積累起來的各種資料，還應注意科學分類、定期整理，以便于查找和使用。
3.撰提綱。提綱是文章的框架，是文章的骨頭。在起草文章之前，必須先列提綱。有了提綱，就可以使文章有層次、有脈絡，防止把文章寫成流水賬，雜亂無章。如果不列提綱，上去就寫，肯定會寫地沒有邏輯性。一個畫家要創作一幅畫，要根據宣紙的大小在心里構一個圖，這個圖就是他列的提綱，然后他再把提綱搬到紙上，先畫主干，再畫分枝，然后再點綴些葉子就完成了。一幅書法作品的創作過程也是這樣，寫文章也是一樣，必須首先列提綱，提綱完成了，文章就完成了一大半。所以，一定要養成寫文章先列提綱的習慣。
4.配素材。我們可以把不同體裁的文章比喻成不同的樹種，綜合性較強的文章可以理解是一個嫁接的大樹（比如，領導講話稿，通常是講幾個問題）。前面講的提綱是樹干，是主題思想，樹葉就是我們所說的素材，樹葉越很茂密，樹就顯得很茂盛。寫文章也是一樣，素材越多文章就越豐滿，素材越典型，文章越顯得越有活力。素材備好后，還有個怎么運用的問題。公文寫作君認為，總的原則是：哪一類的東西就用在哪個地方，始終做到為你的觀點服務，再好的素材只要不一類的東西也不能用。怎樣用活事例：遠事例與近事例相結合；身邊事與友鄰事相結合；抽象的與大眾化相結合，文言文與流行語相結合。
5.反復改。一篇文章的初稿完成之后，通常是比較粗糙的，需要不斷的調整，不到位的地方需要補充，繁瑣的部分需要減肥。有人說寫文章的功夫大部分在修改上，這句話有一定的道理。修改方法是首先是自己改，要舍得改，這個過程有點痛苦、有點不忍心，但要想超越，必須走這個過程。其次要找人改，找懂業務的給你看一看，提出修改意見，要虛心接受。我們每個人都一個習慣，不愿意別人改自己的文章，就像自己的孩子自己怎么打都可以，別人一個指頭都動不得。這種觀念一定要破除。修改是寫作的重要組成部分，而每次修改的過程就是一個思考的過程。所以，寫文章無論是從立意還是到煉題，無論是從行文還是到修改，每一個過程，每一個環節，都需要縝密思考，反復推敲，再三斟酌，只有這樣才能寫出一篇好文章。
